Einfache Sprache in der Unternehmenskommunikation

Sicher hat sich jeder schon mal über eine Behördenbrief gewundert, der wegen komplizierter Formulierungen kaum zu verstehen war. Die Forderung nach der Nutzung der sogenannten einfachen Sprache setzt genau dort an. Einfache Sprache ist eine vereinfachte Form der Standardsprache. Sie soll dafür sorgen, dass ein allgemeines Publikum einen Sachtext verstehen kann, ohne dass der Text an inhaltlicher Tiefe verliert. Verständliche Wörter und Formulierungen, kurze Sätze und eine klare Gliederung des Textes helfen dabei.

Auch in der Unternehmenskommunikation ist die einfache Sprache ein wichtiger Baustein für Presseinformationen, die Firmen-Website und Produktbeschreibungen im Webshop. Spätestens wenn das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) im Juni 2025 in Kraft tritt, sollten sich insbesondere Website- und Webshop-Betreibende mit einfacher Sprache auskennen.

Was ist einfache Sprache?

Es gibt keine feste, wissenschaftliche Definition der einfachen Sprache. Aber die Internationale Organisation für Normung ISO hat 2023 eine erste Norm für einfache Sprache veröffentlicht. Die Norm wurde im März 2024 als DIN ISO 24495-1:2024-03 auch in das Deutsche Regelwerk übernommen. Sie umfasst Grundsätze und Leitlinien der einfachen Sprache. Später sollen noch weitere Normen für juristische und wissenschaftliche Texte folgen.

Diese Normen können für PR-Fachleute und Redaktionen einen Anhaltspunkt bieten. Sie sind aber nicht verbindlich. Best Practice Beispiele und die Rückmeldung der Leserschaft sind ebenso hilfreich bei der Bemühung, Texte verständlicher zu formulieren.

Was umfasst die DIN-Norm für einfache Sprache?

Die DIN-Norm für einfache Sprache in Sachtexten umfasst vier zentrale Forderungen: die Informationen sind für die Leserschaft relevant und im Text gut auffindbar, der Text ist sprachlich gut verständlich und die Informationen können durch die Leserschaft leicht genutzt werden.

  • Die Leserschaft erhält, was sie braucht (Relevanz). Der Stichpunkt Relevanz betrifft die Ermittlung der Zielgruppe und ihrer Bedürfnisse.
  • Die Leserschaft kann leicht finden, was sie braucht (Auffindbarkeit). Die Forderung nach der Auffindbarkeit legt zum Beispiel eine optimale Textstruktur und das Nutzen von Zwischenüberschriften nahe. So kann sich die Leserschaft im Text leichter orientieren.
  • Die Leserschaft kann leicht verstehen, was sie findet (Verständlichkeit). Die Kommunikationsfachleute sollen demnach in ihren Texten unter anderem vertraute Wörter statt Fremdwörter verwenden, kurze und klare Sätze verfassen, kurze und klare Absätze einbauen sowie Bilder und Multimedia einbeziehen, um den Inhalt näher zu verdeutlichen.
  • Die Leserschaft kann die Informationen einfach verwenden (Anwendbarkeit). Die Anwendbarkeit bezieht sich vor allem auf eine Evaluation der Nutzbarkeit des Textes, die die Meinung der Leserschaft einbezieht.

Für welche Bereiche ist einfache Sprache relevant?

Besonders relevant ist die Nutzung einfacher Sprache für:

  • Behörden
  • Recht und Gesetzgebung
  • Gesundheitssektor
  • Unternehmenskommunikation
  • Journalistinnen und Journalisten, PR-Fachleute und Werbetreibende

Die Nutzerinnen und Nutzer beziehungsweise Leserschaft wird dabei immer heterogener. Sie umfasst Menschen zum Beispiel mit unterschiedlichen Bildungsständen, deutschen Sprachkenntnissen und unterschiedlichem Alter. Die einfache Sprache stellt die Nutzerinnen und Nutzer in den Mittelpunkt. Sie holt sie dort ab, wo sie stehen, und informiert alle bestmöglich.

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und leichter Sprache?

Einfache Sprache und leichte Sprache sind nicht dasselbe. Sie unterscheiden sich in der Zielsetzung, der Zielgruppe und so auch in ihren sprachlichen Merkmalen. Einfache Sprache ist wie beschrieben darauf ausgerichtet, komplexe Inhalte für ein breites Publikum verständlicher zu machen. Leichte Sprache hingegen ist stark vereinfacht aufgebaut und folgt strengen Regeln, um insbesondere Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen oder Lernschwierigkeiten den Zugang zu Informationen zu ermöglichen. So sind die Sätze zum Beispiel sehr kurz, ein Satz transportiert nur eine einzige Information, schwere Wörter werden erklärt, Fremdwörter vermieden und anderes mehr.

Barrierefreiheit für digitale Dienstleistungen bald gesetzlich vorgeschrieben

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), das 2025 in Kraft tritt, zielt darauf ab, die Barrierefreiheit in vielen Bereichen des öffentlichen Lebens zu verbessern und Menschen mit körperlichen oder kognitiven Einschränkungen den Zugang zu Produkten und Dienstleistungen zu erleichtern. Es verpflichtet also Unternehmen, ihre Angebote möglichst barrierefrei zu gestalten. Dies betrifft insbesondere digitale Dienstleistungen wie Webseiten und E-Commerce, E-Books oder Online-Banking, aber auch physische Produkte wie Fahrkartenautomaten oder Geldautomaten. Für Fachleute der Unternehmenskommunikation und Unternehmens-IT, Website- und Online-Betreibende stehen neue Herausforderungen an. Die neuen Vorgaben umfassen vor allem technische Aspekte einer Website wie eine bestimmte Navigation, optische Gestaltung und Möglichkeiten der Sprachsteuerung. Wer nun seinen Onlineauftritt oder seinen Webshop umgestaltet, sollte im Sinne eines für alle zugänglichen Angebotes zugleich auf die Nutzung einfacher Sprache achten.

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