Schreibtisch

Von null auf hundert ins Homeoffice: Das ist im Zuge der Coronakrise für viele Branchen Realität geworden. Priorität hat dabei zum Start erst einmal die Schaffung der technischen Voraussetzungen, damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Hause ihren Arbeitsplatz einrichten können – samt der notwendigen Programme und Kommunikationsmittel. Doch auch trotz des verordneten Abstands müssen das Teamgefüge gepflegt sowie die Motivation und eine geregelte und positive Mitarbeiterführung aufrechterhalten bleiben beziehungsweise aufgebaut werden.

Ist eine klare und offene Kommunikation schon im Büroalltag unerlässlich, bekommt diese im Homeoffice einen noch größeren Stellenwert. Denn spontane Nachfragen und Abstimmungsprozesse werden durch die Distanz erschwert. Darüber hinaus ist es erwiesen, dass die Kommunikation über elektronische Medien häufiger zu Missverständnissen führt als die direkte. Und natürlich verändern sich auch die Kontroll- und Beurteilungsmechanismen. Es bedarf also auch eines größeren Vertrauens in die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und auch eines größeren Verständnisses füreinander – seitens der Führungs- und auch der Teamebene. Denn klar ist: Homeoffice stellt – nicht nur in der Coronakrise – Führungskräfte als auch die Belegschaft gleichermaßen vor Herausforderungen und führt zu einer für alle noch besonderen Art der Zusammenarbeit.

 

Fünf hilfreiche Tipps zur Mitarbeiterführung im Homeoffice:

 

Klare Regelungen und Strukturen schaffen

Dies gilt natürlich auch grundsätzlich für die regulären Arbeitsabläufe sowie Hierarchien. Doch es ist auf die Distanz umso wichtiger, weil kurze Absprachen und Rückversicherungen zwischen Tür und Angel im Homeoffice entfallen. Daher ist es wichtig, Zuständigkeiten, Arbeitszeiten,  Aufgaben sowie Termine für alle beteiligten Kolleginnen und Kollegen festzulegen und für alle einsehbar digital zu hinterlegen, etwa in einer Cloud. Zudem geht es um die Sensibilisierung für Veränderungen in den Abläufen. Diese sind unmittelbar zu kommunizieren.

Homeoffice Schreibtisch
Regelmäßige Teammeetings über Anbieter wie Microsoft Teams oder andere Tools halten die wichtige Kommunikation innerhalb der Belegschaft, aber auch zwischen Führungsebene und Angestellten aufrecht.

Darüber hinaus sollte geklärt werden, wie es sich zum Beispiel mit Pausen im Homeoffice verhält, ob man per Chat oder E-Mail permanent erreichbar sein muss und wann man sich vielleicht auch einmal ausklinkt, um konzentriert eine Aufgabe abzuarbeiten. Solche Absprachen vermeiden Unsicherheiten bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu Hause. 

Das Homeoffice kann so manchen Kollegen und manche Kollegin vor Organisationsprobleme stellen. Selbstmanagement ist hier das Stichwort. Einigen fällt es schwer, sich persönliche Grenzen zu setzen. Sie können nicht abschalten, wenn der Arbeitsplatz zu Hause immer in Reichweite ist. Andere wiederum lassen sich vom Familienalltag ablenken. In beiden Fällen können durch die bereits angesprochenen Strukturen hilfreiche Grenzen gesetzt werden.

 

Stetige Kommunikation mit den Teams

Eine offene und transparente Kommunikation ist das A und O einer erfolgreichen Mitarbeiterführung – also die Zusammenarbeit zwischen Führungsebene und Mitarbeitenden, aber auch innerhalb der Teams. Daher sind regelmäßige Telefon- und Videokonferenzen via Microsoft Teams oder andere Tools unabdingbar. Hier empfiehlt es sich, feste Zeiten festzulegen. In diesen Gesprächen können die aktuell anliegenden Aufgaben besprochen und deren Erledigung überprüft werden – aber auch Probleme bei Aufträgen, mit der Technik oder ob jemand Unterstützung braucht.

Führungskräfte sollten zudem vermitteln, dass sie trotz der Entfernung stets ansprechbar bei Schwierigkeiten und Sorgen sind.

 

Einzelgespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Neben den virtuellen Teamkonferenzen sollten Führungskräfte auch das Einzelgespräch suchen – insbesondere, wenn das Homeoffice ein längerfristiges Modell ist. So zeigen sie Interesse an jedem Teammitglied. In diesen Gesprächen kann gezielter nachgefragt werden, wie die Stimmung im Homeoffice ist, ob es Probleme oder Fragen gibt. Auch persönliche und organisatorische Dinge können direkt besprochen werden. 

 

Motivation durch Lob und Vertrauen

Läuft man seinen Angestellten nicht täglich über den Weg, fällt oft auch das Lob zwischendurch hintenrunter. Dabei ist dies immens wichtig für die Motivation. Ist eine Aufgabe zur Zufriedenheit fertiggestellt und läuft die Arbeit im Homeoffice reibungslos, dann sollten Chefs oder Abteilungsleiter das in den Teammeetings äußern. Kritik an einzelnen Mitarbeitenden sollte im persönlichen Gespräch angesprochen werden.

Ganz wichtig: Vertrauen zeigen. Denn die Erfahrungen aus Unternehmen, die Homeoffice bereits länger praktizieren, zeigt, dass nur die wenigsten zu Hause einfach die Füße hochlegen. Denn letztlich müssen die Aufgaben erledigt werden – egal, ob im Büro oder in den eigenen vier Wänden. Und auch Vertrauen motiviert Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeiter und ist ein Zeichen von Wertschätzung.

 

Mitarbeiterführung – Zusammenhalt trotz Distanz fördern

Nähe trotz Distanz: Der Büroalltag besteht längst nicht nur aus Arbeit. Teams wachsen auch persönlich zusammen durch Gespräche in der Mittagspause, gemeinsame Erlebnisse und vieles mehr. Dies fällt durch das Homeoffice weg. Doch es gibt auch Möglichkeiten für das Teambuilding, wenn alle im Homeoffice sind. So könnten zum Beispiel virtuelle Mittagspausen eingerichtet werden – mit einer Videokonferenz.

Empfohlene Beiträge